DSGVO Kundenstammdaten
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Programmteil Kundenstammdaten
Version: 12.01 Datum: 02.05.2018
Modul: Alle
Programmaufruf: Stammdaten - Kunden - Adressdaten
Der Kundenstamm wurde um folgende DSGVO Einstellungen erweitert:
(1) Erstkontakt: wird bei der Neuanlage eines Kunden automatisch eingetragen, kann jedoch manuell geändert werden
(2) Zweck: hier stehen mehrere Standardauswahlmöglichkeiten zur Verfügung (z.B. Geschäftsbeziehung, Geschäftsanbahnung, Geschäftspartner, Werbung/Marketing, Mitarbeiter)
Der Zweck dient unter anderem auch zur Festlegung der Löschung und sollte laufend aktualisiert werden.
z.B. Wir der Kunde zur Erstellung eines Angebotes angelegt, wäre der Zweck Geschäftsanbahnung und die Löschdauer eventuell 2 Jahre
Erteilt der Kunde daraufhin einen Auftrag, wäre der Zweck dann Geschäftsbeziehung und die Löschdauer mindestens 7 Jahre (Belegaufbewahrungspflicht)
(3) Mitarbeiter: wird bei der Neuanlage vom Benutzer genommen bzw. kann manuell geändert werden
(4) Kategorie: hier stehen mehrere Standardauswahlmöglichkeiten zur Verfügung (z.B. Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Leasing Mitarbeiter, Geschäftspartner usw...)
Diese Vorgabe dient zusätzlich zur Selektion der automatischen Löschroutine
(5) Löschung: Vorgabe nach wie vielen Jahren dieser Datensatz gelöscht werden muß/soll
(6) Einwilligung: Vorgabe wie die Einwilligung erfolgte, um personenbezogene Daten speichern zu dürfen.
| * keine: es dürfen die notwendigsten personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden, wenn es zum Geschäftszweck unerläßlich ist und |
| nur solange wie unbedingt notwendig gespeichert werden |
| * mündlich: Sicherheitshalber sollte hier zumindest ein Bestätigungsmail gesendet werden |
| * schriftlich: die sicherste Form der Einwilligung, diese ist zwingend notwendig, wenn Werbemails versendet werden. |
| * Mail: wenn bereits Geschäftsbeziehungen bestehen, kann die neue Zustimmung zur DSGVO auch per Mail erfolgen |
| * Internet: Grundsätzlich müssen auf jeder Homepage die Datenschutzbestimmungen ersichtlich sein (wie Impressum) und die Zustimmung kann auch |
| direkt per Homepage erfolgen, es muß aber ein Bestätigungsmail gesendet werden |
| Hinweis: Jedes Bestätigungsmail, Werbemail usw... muß den Hinweis auf Rücktritt und Widerruf der Einwilligung sowie die Möglichkeit der Löschung und |
Beschwerde bei der Datenschutzbehörde enthalten!
(7) CRM Belegübersicht: laut DSGVO muß in angemessener Zeit (ca. 2 Wochen) auf Verlangen Auskunft darüber gegeben werden, welche Daten in welchen Belegen gespeichert
sind. Zusätzlich müssen diese Daten/Belege in einem Standardformat ausgegeben werden.
In der Belegübersicht werden alle im e-projekt erstellten Belege angezeigt, somit kann die geforderte Auskunft jederzeit gegeben werden.
Achtung: Denken Sie dabei auch an Mails, Worddokumente, PDF-Dateien usw... die nicht im e-projekt erstellt wurden, auch diese müssen angegeben werden und zwar von
allen PCs (bei 5 PCs gibt es wahrscheinlich 5 getrennte Mailprogramme mit Posteingang, gesendet, gelöscht usw. - diese müssen alle berücksichtigt werden).
Hinweis: Die DSGVO Vorgaben können für alle bereits bestehenden Stammdaten mit einer eigenen Routine automatisch gefüllt werden.
