DSGVO Lieferantenstammdaten
Inhalt
Der Lieferantenstamm wurde um folgende DSGVO Einstellungen erweitert:
(1) Erstkontakt: wird bei der Neuanlage eines Lieferanten automatisch eingetragen, kann jedoch manuell geändert werden
(2) Zweck: hier stehen mehrere Standardauswahlmöglichkeiten zur Verfügung (z.B. Geschäftsbeziehung, Geschäftsanbahnung, Geschäftspartner, Werbung/Marketing, Mitarbeiter)
Der Zweck dient unter anderem auch zur Festlegung der Löschung und sollte laufend aktualisiert werden.
(3) Mitarbeiter: wird bei der Neuanlage vom Benutzer genommen bzw. kann manuell geändert werden
(4) Kategorie: hier stehen mehrere Standardauswahlmöglichkeiten zur Verfügung (z.B. Kunden, Lieferanten, Mitarbeiter, Leasing Mitarbeiter, Geschäftspartner usw...)
Diese Vorgabe dient zusätzlich zur Selektion der automatischen Löschroutine
(5) Löschung: Vorgabe nach wie vielen Jahren dieser Datensatz gelöscht werden muß/soll
(6) Einwilligung: Vorgabe wie die Einwilligung erfolgte, um personenbezogene Daten speichern zu dürfen.
| * keine: es dürfen die notwendigsten personenbezogene Daten gespeichert und verarbeitet werden, wenn es zum Geschäftszweck unerläßlich ist und |
| nur solange wie unbedingt notwendig gespeichert werden |
| * mündlich: Sicherheitshalber sollte hier zumindest ein Bestätigungsmail gesendet werden |
| * schriftlich: die sicherste Form der Einwilligung, diese ist zwingend notwendig, wenn Werbemails versendet werden. |
| * Mail: wenn bereits Geschäftsbeziehungen bestehen, kann die neue Zustimmung zur DSGVO auch per Mail erfolgen |
| * Internet: Grundsätzlich müssen auf jeder Homepage die Datenschutzbestimmungen ersichtlich sein (wie Impressum) und die Zustimmung kann auch |
| direkt per Homepage erfolgen, es muß aber ein Bestätigungsmail gesendet werden |
| Hinweis: Jedes Bestätigungsmail, Werbemail usw... muß den Hinweis auf Rücktritt und Widerruf der Einwilligung sowie die Möglichkeit der Löschung und |
Beschwerde bei der Datenschutzbehörde enthalten!
(7) CRM Belegübersicht: laut DSGVO muß in angemessener Zeit (ca. 2 Wochen) auf Verlangen Auskunft darüber gegeben werden, welche Daten in welchen Belegen gespeichert
sind. Zusätzlich müssen diese Daten/Belege in einem Standardformat ausgegeben werden.
In der Belegübersicht werden alle im e-projekt erstellten Belege angezeigt, somit kann die geforderte Auskunft jederzeit gegeben werden.
Achtung: Denken Sie dabei auch an Mails, Worddokumente, PDF-Dateien usw... die nicht im e-projekt erstellt wurden, auch diese müssen angegeben werden und zwar von
allen PCs (bei 5 PCs gibt es wahrscheinlich 5 getrennte Mailprogramme mit Posteingang, gesendet, gelöscht usw. - diese müssen alle berücksichtigt werden).
Hinweis: Die DSGVO Vorgaben können für alle bereits bestehenden Stammdaten mit einer eigenen Routine automatisch gefüllt werden.
